Liebe Community-Builder*innen,
Es gibt eine neue Datenbank. Sie heißt Community-Datenbank. Die Datenbank macht viele Dinge automatisch. Und hilft dir bei deiner Arbeit. Wie? Das erklären wir dir hier.
Wichtig: Du willst die Datenbank nicht nutzen? Kein Problem. Die Nutzung ist freiwillig. Du entscheidest selbst.
Wenn du neu bei SwaF bist, schicken wir dir eine E-Mail. In dieser E-Mail findest du den Link zum Onboarding. Onboarding heißt: wir geben dir alle Informationen, die du am Anfang wissen musst. Das passiert online im SwaF Portal. Wenn du fertig bist mit dem Onboarding, siehst du 5 grüne Haken. Danach hast du automatisch einen Zugang zur Datenbank. Das kann 1 Tag dauern. Die Datenbank findest du auch im SwaF Portal. Für die Anmeldung brauchst du deinen Benutzernamen und dein Passwort. Dann siehst du oben einen grünen Balken. Links siehst du ein Menü. Bei „Mitmachen“ findest du die Datenbank.
Hast du eine Frage oder ein Problem? Dann schreibe uns eine Nachricht auf Slack im Channel #it-support. Wir helfen dir.
Übrigens: Im Tutorial siehst du Beispiel-Mitglieder. Warum? Weil wir die persönlichen Daten unserer Mitglieder schützen. Wenn du dich anmeldest, siehst du die „richtigen“ Mitglieder.
Die Datenbank gibt dir einen Überblick über deine Community. Links klickst du auf deinen Standort. Dann siehst du alle Mitglieder deiner Community. Und findest Informationen zu den Personen. Hier kannst du nach Status unterscheiden:
Was heißt aktiv? Wenn ein Mitglied an mindestens 2 Veranstaltungen teilgenommen hat.
Was heißt inaktiv? Wenn ein Mitglied 6 Monate bei keinem Event teilgenommen hat. Dann wird das Mitglied automatisch inaktiv in der Datenbank. Und wenn das Mitglied wieder zu einem Event kommt, ist es automatisch wieder aktiv.
Teilnehmer*innen melden sich über ein Formular auf unserer Website an. Was passiert nach der Anmeldung? Dein Team bekommt automatisch eine E-Mail. In der E-Mail kannst du auf einen Button klicken. Damit kommst du direkt zur Datenbank. Auf dem Mitglieds-Profil siehst du Informationen zu der Person. Klicke auf „Infos aus Anmeldung“. Dann siehst du noch mehr Informationen.
Was kannst du nun tun? Du kannst dich als Ansprechperson für das neue Mitglied eintragen. So wissen alle, wer für welches Mitglied Ansprechperson ist. Das hilft für den Überblick in deinem Team. So funktioniert es: Klicke bei „SwaF Informationen“ auf „Ändern“. Wähle in der Liste deinen Namen aus.
Du kannst ein Mitglied im Mitgliedsprofil pausieren. Dann schicken wir keine E-Mails mehr an das Mitglied. So funktioniert es: klicke auf den Button „Pausieren“ oben links. Und halte fest, wie lange das Mitglied Pause machen möchte.
Und wenn uns das Mitglied am Ende der Pause nicht kontaktiert? Dann schreiben wir eine automatische E-Mail. Dann kann das Mitglied entscheiden: selbst Pause beenden oder austreten.
Und wenn das Mitglied wieder mitmachen will? Dann klicke im Profil auf „Pause beenden“.
Will ein Mitglied nicht mehr bei SwaF mitmachen? Dann klicke auf den roten Button „Austreten“ im Mitgliedsprofil. Da kannst du auswählen, ob wir dem Mitglied noch eine Bestätigungs-E-Mail schreiben. Oder nicht.
Hat ein Mitglied unsere Regeln gebrochen? Dann kannst du das Mitglied ausschließen. Das heißt: die Person kann nicht mehr mitmachen. Und ist nicht mehr Teil der Community.
So funktioniert es: klicke im Mitgliedsprofil auf „Ausschließen“. Schreibe auf, was passiert ist. Und wähle einen Grund, warum wir die Person ausschließen.
Danach kannst du eine E-Mail an das Mitglied schicken. Es gibt einen vorbereiteten Text dafür. Oder du schreibst den Text selbst.
Will ein Mitglied am Tandem-Projekt teilnehmen und ein*e Tandempartner*in haben? Dann kannst du das Mitglied in die Tandem-Datenbank vermitteln. So funktioniert es: klicke im Mitgliedsprofil auf den blauen Button „In Tandem vermitteln“. Wähle aus, ob das Mitglied Local oder Einwander*in ist. Locals leben schon länger in Deutschland. Einwander*innen sind Menschen, die neu hier sind. Jetzt ist das Mitglied auch in der Tandem-Datenbank. Und die Vermittler*innen an deinem Standort können die Person in ein Tandem vermitteln.