Liebe Fellows und Vermittler*innen,
endlich ist es soweit. Die neue
SwaF Tandemdatenbank ist da. Gemeinsam mit euch haben wir Workshops gemacht
und Feedback gesammelt. All dies ist in die Entwicklung der neuen
Tandemdatenbank eingeflossen. Wir können nun viel besser und schneller auf
neue Ideen und/oder Probleme reagieren. Und euer Feedback selber umsetzen.
Die neue Datenbank nimmt euch Arbeit ab, wo es sinnvoll ist. Ihr habt aber gleichzeitig auch mehr Möglichkeiten, Dinge selber zu entscheiden. Das Ziel der Neuen Datenbank ist, dass wir diese zwei Welten zusammenbringen. Und euch in der Zukunft besser in die weitere Entwicklung einbinden können.
In diesem Tutorial sollen euch die Funktionen der Datenbank gezeigt werden. Die Kapitel und Inhalte werden immer angepasst, wenn es etwas Neues gibt. Das wichtigste sind die Videos. Da wird euch alles gezeigt. Die Texte sollen euch bei der Orientierung helfen. Und sind zum schnellen Nachlesen.
Wenn ihr euer Engagement bei SwaF neu anfangt, bekommt ihr eine E-Mail zum Digitalen Onboarding. Das Onboarding findet im SwaF Portal statt. Hier findet ihr auch die Tandemdatenbank. Nachdem ihr das Onboarding abgeschlossen habt (5 grüne Haken) wird automatisch euer Zugang zur Datenbank freigeschaltet. Das kann manchmal aber bis zu einem Tag dauern. Schaut einfach ab und im SwaF Portal vorbei und loggt euch mit dem Benutzernamen und dem Passwort aus eurem Onboarding ein. Das Passwort habt ihr am Anfang selbst eingegeben. Wenn alles geklappt habt, seht ihr oben einen grünen Balken. Links neben "Diskussion" findet ihr das App-Menü. Unter "Mitmachen" findet ihr die neue Tandemdatenbank. Teilnehmer*innen können sich übrigens wie immer über ein Formular auf unserer Website anmelden. Wenn ihr Fragen oder Probleme habt, könnt ihr euch immer auf Slack im Channel #it-support melden. Wir helfen euch dann so schnell wie möglich weiter.
In der Datenbank könnt ihr euch einmal die einzelnen Teilnehmer*innen anschauen und einmal die Tandems. In der Menüleiste oben könnt ihr aussuchen, welche der beiden Gruppen ihr euch anschauen möchtet. Anschließend habt ihr in der linken Spalte unterschiedliche Filtermöglichkeiten. Zum Beispiel nach Local oder Einwander* in oder nach Status (unvermittelt ect.). Wenn ihr auf die Person klickt, öffnet sich das Profil. Dort findet ihr alle wichtigen Informationen zu der Person. Wenn ihr ganz nach unten scrollt seht ihr, welche Emails die Person von uns erhalten hat.
Der Arbeitsvorrat soll euch einen Überblick über wichtige Aufgaben geben. Es gibt Aufgaben die von euch erledigt werden müssen. Diese Aufgaben werden als Karten im Arbeitsvorrat angezeigt. Jeden Tag werden die Karten erneuert und automatisch auf Erledigt gesetzt. Ihr könnt aktuell keine Karten hinzufügen oder selber auf erledigt stellen.
Diese Aufgaben oder Infos gibt es aktuell im Arbeitvorrat:
Teilnehmerinnen können sich auf unserer Website zu einem Infoabend oder zu einem Einzelgespräch anmelden. Sie erhalten danach eine automatische Bestätigung von uns. Wenn der Infoabend voll ist, können sich die Teilnehmer*innen auf einer Warteliste eintragen. Einzelgespräche müssen vom Vermittlungsteam geplant und organisiert werden. Die wichtigen Informationen dazu findet ihr unter den folgenden Punkten.
Der Infoabend wird in unserem Eventsystem erstellt. Ihr könnt ihn aber auch direkt über die Datenbank anlegen. Dafür geht ihr oben in der Menüleiste auf “Infoabend anlegen”. Dann öffnet sich das Formular für den Infoabend. Geht alle Felder sorgfältig durch und füllt sie aus. Ihr könnt online, offline oder hybrid Infoabende anlegen. Ihr könnt entscheiden, ob nur Locals, nur Einwander*innen oder beide Gruppen eingeladen werden sollen.
Wichtig zu beachten: Ihr müsst ein Start und ein Enddatum auswählen (also wahrscheinlich zweimal auf den gleichen Tag klicken). Bitte achtet darauf auch die Felder unten (siehe Video) auszufüllen. Wenn ihr einen Ort öfter nutzt, ist es sinnvoll den Ort zu speichern. Wenn ihr auf “veröffentlichen” klickt erscheint oben rechts das Feld “Eventwebsite”. Wenn ihr darauf geht, könnt ihr die Veranstaltung im Eventkalender sehen. Wenn ihr den Infoabend nur als Entwurf speichert, findet ihr ihn anschließend im Eventkalender. Also unter dem Reite “Veranstaltungen”.
Teilnehmer*innen können ihr Aufnahmegespräch mit euch entweder an einem Infoabend durchführen oder einen Einzelgespräch-Termin bekommen. Die Datenbank hilft euch mit einem Kalender dabei, freie Zeiten für eure Einzelgespräche zu blocken. Diese Termine können dann euren Teilnehmer*innen als Vorschläge geschickt werden. Sie können einen Termin annehmen oder nach neuen Terminen fragen. Das Einzelgespräch kann sowohl online, als auch offline stattfinden.
Beim Aufnahmegespräch möchtet ihr die Teilnehmer*innen besser kennenlernen.
Damit ihr das Aufnahmegespräch starten könnt, öffnet ihr das Profil der
Person. Oben links könnt ihr dann auf “Aufnahmegespräch” starten drücken. Es
öffnet sich dann der Fragebogen. Ihr geht den Fragebogen durch und drückt am
Ende auf “abschicken”. Danach entscheidet ihr, ob ihr die Person in ein
Tandem oder in die Community vermitteln wollt. In die Community kann
sinnvoll sein, wenn die Person nicht genug Zeit für ein Tandem hat oder noch
sehr wenig Deutsch spricht.
Wichtige Hinweise: Um das
Aufnahmegespräch zu starten, muss eine vermittler*in eingetragen sein. Es
müssen nicht alle Fragen beantwortet werden. Aber je mehr Informationen ihr
habt, desto besser klappt oft die Vermittlung. Ihr müsst nicht alle Fragen
aussprechen. Manchmal erzählen die Menschen euch Dinge schon und ihr könnt
sie eintragen, ohne die Frage nochmal zu stellen. Bei manchen Fragen findet
ihr kleine Hinweise von uns, diese sollen euch beim Gespräch unterstützen.
Und am wichtigsten: Habt Spaß bei den Aufnahmegesprächen.
Das Herz eurer Arbeit als Vermittler*innen ist das Vermitteln von Tandems. Die Datenbank wird euch so gut wie möglich dabei unterstützen.
Im Aufnahmegespräch habt ihr die Teilnehmer*innen kennengelernt. Durch eine neue Matching-Ansicht könnt ihr nun alls Infos aus dem Aufnahmegespräch sehen und schauen, wer gut als Tandem zusammenpassen könnte. Wenn ihr gute Entwürfe im Matching erstellt habt, hilft euch die Datenbank dabei die Teilnehmer*innen zusammen zu bringen. Probiert es selber aus!
Nach dem Matching ist es wichtig, dass ihr die tandems auch anfragt. Dafür öffnet ihr den Tandementwurf und geht auf “Tandemanfrage versenden”. Es öffnet sich nun ein Feld, in das ihr eine persönliche Mail an beide Seiten formulieren könnt. Ihr entscheidet, wer die Anfrage zuerst bekommt oder ob beide gleichzeitig gefragt werden. Wenn ihr auf “weiter” drückt sehr ihr die Email, die an beide verschickt wird, wenn das Tandemangenommen wurde. Hier gibt es eine Vorlage. Ihr könnt aber auch hier eine individuelle Nachricht schreiben, wenn ihr das besser findet.
Wenn ihr eine Tandemanfrage formuliert ist es schön, wenn ihr möglichst persönlich schreibt und die andere Person ein bisschen vorstellt. Macht gerne schon einen Vorschlagt, was die beiden zusammen unternehmen können. So sind beide vielleicht motivierter sich kennenzulernen.
Es ist wichtig, dass ihr die Profile der Tandems und Teilnehmer*innen gut pflegt. Und die Menschen während ihrer Zeit bei SwaF gut begleitet.
Die Tandembetreuung sieht in dieser Datenbank ein bisschen anders (hoffentlich besser) aus. Nachdem beide das Tandemakzeptiert haben wird eine automatische Nachfrage verschickt, ob das Tandem auch aktiv ist. Diese Nachfrage geht nach 2 Wochen raus. Es wird gefragt ob sich die beiden schon gesehen haben. Wenn eine person mit Ja antwortet, ist das Tanemd aktiv.
Ab diesem Zeipunkt beginnt die Begleitung. Ihr bekommt alle 4 Wochen eine Erinnerung in eurem Arbeitsvorrat, dass ihr den Status eures Tandems prüfen müsst. Ihr habt dann folgende Möglichkeiten: Ihr könnte an beide eine Email schreiben, wenn ihr nicht wisst wie es im Tandem läuft. Ihr könnt keine Email schreiben, sondern einen Kommentar im Profil hinterlassen. Das ist sinvoll, wenn sich das Tandem schon auf einem anderen Weg bei euch gemeldet hat und ihr wisst, wie es beiden geht. Ihr könnt nur einer Person eine Email schreiben, wenn ihr von der anderen Person schon eine Rückmeldung habt.
Es gibt natürlich noch weitere Aktionen für Teilnehmer*innen und Tandems. Teilnehmer*innen und Tandems können pausieren. Sobald Teilnehmer*innen in einem aktiven Tandem sind, müsst ihr das Tandem pausieren (mehr dazu im Video). Eine Pause hält alles an, auch die Tandemnachfragen oder ein weiteres Matching. Die Tandemnachfragen werden einfach um die Zeit der Pause verschoben. Teilnehmer*innen können außerdem entweder eigenständig austreten, oder ihr könnt das für sie machen. Mit gutem Grund, den ihr angeben müsst, könnt ihr Teilnehmer*innen auch ausschließen. Sie können sich dann nie mehr bei SwaF anmelden. Ein Tandem kann auf Wunsch auch abgebrochen werden, wenn es nicht gut läuft.
Du kannst als Fellow einstellen, dass es an deinem Standort aktuell länger dauert, bis Einzeltermine verschickt werden können. Außerdem kannst du Mailverteiler für den Standortnewsletter exportieren.